Office ManagerIn (m/w/d)

VERANTWORTUNG

Als „Direktor:in des ersten guten Eindrucks“ bist du das organisatorische Rückgrat unseres Headquarters und gestaltest einen Arbeitsalltag, in dem sich Mitarbeitende und Gäste willkommen, informiert und unterstützt fühlen. Du hältst Abläufe stabil, verbesserst sie laufend weiter und koordinierst Services, Partner:innen und interne Schnittstellen – strukturiert, diskret und serviceorientiert.

DEIN WIRKUNGSBEREICH

• Als erste Anlaufstelle am Empfang der PMS sorgst du dafür, dass Anliegen, Informationen und Besuchsanfragen schnell und professionell gelöst werden – vor Ort, telefonisch und schriftlich.
• Du gestaltest ein Gastgeber:innen-Erlebnis, das in Erinnerung bleibt und schaffst eine Atmosphäre, in der sich Menschen willkommen fühlen.
• Du hältst den Standortbetrieb stabil: Postmanagement, Besprechungsraum-Organisation, Ordnung, Material- und Servicekoordination sowie die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen.
• Du koordinierst Termine, Services und interne Abläufe so, dass Teams sich auf ihre Arbeit konzentrieren können.
• Du planst und organisierst interne Aktivitäten, Events und Geschäftsreisen – effizient, kostenbewusst und mit Blick fürs Detail.
• Du etablierst einfache Standards (Checklisten, Templates, Ablagen) und nutzt Tools, um Abläufe transparent und messbar einfacher zu machen.
• Du arbeitest eng mit Marketing (und weiteren Bereichen) zusammen – als Kommunikationsdrehscheibe für interne Infos, Besucher:innen- und Standorte.

WOFÜR DU STEHST

• Du arbeitest serviceorientiert und denkst in Lösungen – freundlich, klar und verbindlich.
• Du priorisierst klug, behältst Überblick und bringst Dinge sauber zu Ende (Ownership).
• Du bist digital sattelfest (z. B. Microsoft 365) und dokumentierst so, dass andere sofort mitgehen können.
• Du gehst diskret mit Informationen um und achtest auf Standards, Sicherheit und Datenschutz im Alltag.
• Du hast ein Auge für Details – und gleichzeitig den Mut, pragmatisch zu vereinfachen.
• Du kommunizierst wertschätzend mit unterschiedlichen Stakeholdern und bleibst auch in stressigen Phasen ruhig.

DEINE BENEFITS

Aus- und
Weiterbildung

Barriere-
freiheit

Gesundheits-
förderung

Essenszuschuss

Massagen

Mitarbeiter-
events

Obst und
Getränke

Parkplatz

Psychische
Gesundheit
(Lebensberater)

Vergünstigungen

Vignette

Kinderbetreuung